Tratamiento de Datos

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES COSMONOVA S.A.S. AVISO LEY 1581 DE 2012 reglamentado por el DECRETO REGLAMENTARIO 1377 DE 2013.

Bienvenidos a nuestro portal -www.emeshops.com. – COSMONOVA COLOMBIA S.A.S- su visita a este portal asume que está sujeto a los términos y condiciones.

Cosmonova S.A.S es la entidad responsable de los datos personales suministrados en este portal web. A continuación se presenta la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales (en adelante la “Política de Privacidad”) aplicable a las personas que suministren sus datos personales (en adelante el “Titular” o el “Titular de la Información”) a la sociedad COSMONOVA COLOMBIA S.A.S. (en adelante “COSMONOVA”), los cuales se incluirán

en las bases de datos de COSMONOVA y serán sometidos a Tratamiento por parte de dicha sociedad de la mejor forma posible

El Responsable y Encargado frente a sus Datos ES LA EMPRESA COSMONOVA COLOMBIA S.A.S. cuya actividad económica consiste en la fabricación y comercialización de cosméticos., con Nit: 900.520.657-4, Domicilio principal: Calle 8 No 79-87 piso 3, Correo electrónico: administrativo@cosmonova.com, Página web: ww.cosmonovalatam.com, esto estará encargado de la administración de los datos personales que suministre en este portal.

La Política de Privacidad es el documento que regula el manejo de todas las Bases de Datos y/o archivos de COSMONOVA, que contengan Datos Personales, de clientes, contratistas, proveedores y en general terceros, que sean objeto de Tratamiento por parte de COSMONOVA, en los eventos en los cuales se le considere como “Responsable” y/o “Encargado» del Tratamiento de dichos Datos Personales, conforme a las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 y demás normas que en adelante las modifiquen y/o adicionen.

• Esta Política de Privacidad, busca aplicar las disposiciones legales que regulan la Protección de Datos Personales de personas naturales o jurídicas y será aplicada por COSMONOVA COLOMBIA SAS respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

La Finalidad con la que se efectúa la Recolección de Datos Personales y Tratamiento de los mismos: A los datos personales que le sean suministrados a COSMONOVA a través de este portal web, se les dará un Tratamiento conforme a las siguientes finalidades para el uso de la información, según le aplique a cada Titular:

Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;

Utilización de la Información Personal por parte de COSMONOVA, sus accionistas, vinculadas, subordinadas y/o terceros contratados con ocasión y para el desarrollo de su objeto social.

Análisis de la Información Personal por parte de COSMONOVA, sus accionistas, vinculadas, subordinadas y/o terceros contratados para el desarrollo y promoción de la venta de sus servicios;

Darle Tratamiento a la información en medios físicos y digitales, asegurando que estén correctamente utilizados por parte de COSMONOVA

Contactar al Titular en el evento que se genere algún tipo de problema o inconveniente con la Información Personal;

Realizar pagos y mantener a los Titulares informados sobre los casos y procesos que tenemos de ellos en nuestra oficina.

Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios;

Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;

Evaluar la calidad del servicio;

Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo;

Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por COSMONOVA y/o por terceras personas;

Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;

Soportar procesos de auditoría interna o externa;

Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de COSMONOVA

Los indicados en la autorización otorgada por el Titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso;

Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de COSMONOVA ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

Prevenir y detectar el fraude, así como otras actividades ilegales;

Demás comunicaciones y actividades relacionadas con el objeto social de

Se aclara que en relación con la información de terceros relacionados con referencias bancarias y/o comerciales que los miembros, clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, acreedores, deudores y accionistas provean serán sólo utilizados para efectos de corroborar referencias y el responsable de otorgarlos garantiza que tiene el derecho de darnos esta información para tales fines; por lo que mantendrá indemne a COSMONOVA sobre cualquier reclamación de terceros en relación con el uso de dicha información.

Respecto de los datos: (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de COSMONOVA , éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de COSMONOVA y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, COSMONOVA no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de COSMONOVA o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.

COSMONOVA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información conforme a lo establecido en el presente documento.

Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales: El tratamiento de datos personales en COSMONOVA se regirá por los siguientes principios:

1. a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular;
2. b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser

obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

1. c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
2. d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de COSMONOVA en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
3. e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el Titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;
4. f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de COSMONOVA se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento, lo cual debe ser indicado de forma expresa a COSMONOVA.

Tratamiento de los Datos Personales por parte de COSMONOVA:

COSMONOVA, en el desarrollo de su objeto social y actividad económica, actúa como Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales que se encuentren en sus bases de datos.

En consecuencia recolecta, almacena, utiliza, transmite, transfiere, suprime y en general daremos Tratamientos a los Datos Personales de personas naturales o jurídicas con las cuales COSMONOVA tiene o ha tenido algún tipo de relación, cualquiera sea su naturaleza (civil, comercial y/o laboral); entre las cuales se incluye pero sin limitarse, a sus clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, acreedores, deudores y accionistas.

Uso de la Política de Privacidad y Protección de la Información:

COSMONOVA informa a todos los Titulares de los Datos Personales que le sean suministrados, ya sea electrónicamente, manualmente o por cualquier otro medio, que el Tratamiento de los mismos se sujetará a la presente Política de Privacidad. En consecuencia, si un Titular no se encuentra de acuerdo con la presente Política de Privacidad, no podrá suministrar información alguna que deba registrarse en una de las Bases de Datos de COSMONOVA.

COSMONOVA se encuentra comprometida con la seguridad y buen uso de los Datos Personales que le son suministrados y, en consecuencia, se obliga a darles los usos adecuados así como a mantener la confidencialidad requerida frente a los mismos de acuerdo a lo establecido en esta Política de Privacidad y en la legislación existente frente a la materia.

Conforme a lo establecido en el presente documento, en el momento en el cual los Titulares entregan para recolectar sus Datos Personales en las Bases de Datos de COSMONOVA, se entiende que dichos Titulares aceptan y conocen que el Tratamiento de dichos Datos Personales se sujetará a la presente Política de Privacidad.

En relación a la Información Personal, esta podrá ser transferida a sus accionistas, vinculadas, subordinadas y establecimientos de comercio, así como a terceros y a autoridades judiciales o administrativas, sean personas naturales o jurídicas, colombianas o extranjeras, en aquellos eventos en los cuales la transferencia o transmisión de los datos sea necesaria para llevar a cabo los usos y actividades autorizadas por los Titulares conforme al objeto social de COSMONOVA. En todos los eventos, dicha información se conservará bajo estricta confidencialidad y será sometida a un Tratamiento riguroso, respetando los derechos y las garantías de sus Titulares.

De manera específica, pero sin limitarse a ello, COSMONOVA podrá utilizar proveedores de servicios y procesadores de datos que trabajen en nombre de la misma. Dichos servicios podrán incluir servicios de alojamiento de sistemas y de mantenimiento, encriptación, servicios de análisis, servicios de mensajería por email, servicios de call-centers, servicios de entrega, gestión de transacciones de pago, y controles de solvencia y de dirección, entre otros. En consecuencia, los Titulares deben entender que al suministrarle información a COSMONOVA, automáticamente le estarán concediendo a estos terceros autorización para acceder a su Información Personal.

Es importante aclarar que COSMONOVA ha emprendido y emprenderá todas las acciones necesarias para garantizar que tanto los proveedores de servicios como los procesadores que trabajan en nombre de la sociedad y demás terceros autorizados conforme a la presente Política de Privacidad, protejan, en todos los eventos, la confidencialidad de la Información Personal a su cargo.

Adicionalmente, es importante aclarar que si bien COSMONOVA hace sus mejores esfuerzos para que todas las personas involucradas en los servicios que ofrecemos respeten la regulación en materia de Protección de Datos Personales, COSMONOVA no se hace responsable por las prácticas de manejo de información de éstas.

Los Titulares responderán, en cualquier evento, de la veracidad de los datos facilitados a COSMONOVA, reservándose el derecho a excluir de la prestación de los servicios o de las Bases de Datos a todo Titular que haya facilitado datos falsos.

COSMONOVA podrá recolectar información que se encuentre en el dominio público para complementar las Bases De Datos. A dicha información se le dará el mismo tratamiento señalado en la presente Política de Privacidad.

Efectos de la Autorización

Para todos los efectos, se entiende que la autorización otorgada por los Titulares, es una autorización expresa e informada otorgada por parte de éstos a favor de COSMONOVA en virtud del desarrollo de su objeto social, para darle Tratamiento a sus Datos Personales, cualquiera que haya sido el medio (escrito, oral o por medio de conductas inequívocas) por el cual se entregaron. Igualmente, implica el entendimiento y la aceptación plena de todo el contenido de la presente Política de Privacidad.

En el evento de una venta, fusión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos, reorganización o liquidación de COSMONOVA, COSMONOVA podrá transferir la Información Personal de los Titulares a las partes involucradas, para lo cual por medio de la aceptación del presente documento COSMONOVA se entiende queda facultada para realizarlo.

Confidencialidad de la Información Personal:

• La Información Personal suministrada por los Titulares será utilizada únicamente por COSMONOVA, sus accionistas, vinculadas, subordinadas y los terceros autorizados para tales fines, conforme a lo establecido en la presente Política de Privacidad. La Información Personal no será destinada, en evento alguno, a propósitos distintos de aquellos para los cuales fue suministrada, razón por la cual COSMONOVA procurará proteger la privacidad de la Información Personal y conservarla bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como el respeto de los derechos de los Titulares de la misma.
• Si por cualquier circunstancia una autoridad competente solicita sea revelada la Información Personal, que se encuentre en poder de COSMONOVA, y en consecuencia, sea su obligación legal suministrar la misma, COSMONOVA procederá a entregar dicha Información, situación que los Titulares aceptan y autorizan a COSMONOVA para este efecto.
• La presente obligación de confidencialidad de la Información Personal tendrá un tiempo de duración ilimitado, es decir, que la obligación subsiste en el tiempo.

Derechos de los Titulares de Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de COSMONOVA Los Titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de COSMONOVA :

• El derecho a conocer, actualizar y rectificar su Información Personal gratuitamente;
• El derecho a solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a COSMONOVA, salvo cuando expresamente se exceptúe en la ley como requisito para el Tratamiento (artículo 10 Ley 1581 de 2012);
• El derecho a ser informado , previa solicitud, respecto al uso que se le ha dado a su Información Personal;
• El derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• La facultad de revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se haga un uso conforme a los usos y finalidades autorizados; La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento hemos incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución; y
• El derecho a presentar consultas y reclamos referentes a la Información Personal.

Parágrafo Primero: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el Titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al Titular.

Tratamiento de Información Personal de Menores de Edad:

• En aplicación de lo establecido por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, en el evento en el cual COSMONOVA proceda a efectuar el Tratamiento de la Información Personal de niños, niñas y adolescentes, lo hará respetando el interés superior de los mismos y asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías mínimas. Dicho tratamiento únicamente tendrá lugar en la medida en que los planes de membresías y servicios que los clientes y miembros soliciten o adquieran, incluyan y necesiten de la información de menores de edad, como sería usualmente el caso. En todos los eventos en los que se requiera darle Tratamiento a la Información Personal de menores de edad, COSMONOVA obtendrá la autorización correspondiente por parte del representante legal del niño, niña o adolescente; previo

ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad del menor para entender el contenido de la autorización y del Tratamiento de sus Datos Personales.

Parágrafo Segundo: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

Deberes de COSMONOVA : Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que COSMONOVA está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones:

• Deberes cuando actúa como responsable: (i) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (ii) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. (iii) Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Cumplir con los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi)-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
• Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la

información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Solicitud de Autorización al Titular del Dato Personal: Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, COSMONOVA solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

Información Personal Recolectada:

La Información Personal que COSMONOVA puede recolectar y someter a Tratamiento incluye, pero no está limitada a la siguiente:

1. a) Nombre completo del Titular de la Información;
2. b) Identificación;
3. c) Fecha de nacimiento;
4. d) Nacionalidad;
5. e) Domicilio;
6. f) Dirección de contacto;
7. g) Teléfonos de contacto;
8. h) Correo electrónico;
9. i) Cuentas Bancarias;
10. j) Información Crediticia y Financiera;
11. k) Información Profesional;
12. l) Información Tributaria;
13. m) Información Laboral;
14. n) Preferencias de acuerdo a la información proporcionada/solicitada;
15. o) Información de referencias bancarias y/o comerciales.

Limitaciones Temporales al Tratamiento de los Datos Personales. COSMONOVA solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan

lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Área Responsable y Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares del Dato Personal: El ÁREA DE DIRECCION COMERCIAL DE COSMONOVA COLOMBIA SAS será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el Titular del dato. Para tales efectos, el Titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m a 5:00 p.m al correo electrónico logistica@cosmonova.com, llamar a la línea telefónica de COSMONOVA COLOMBIA SAS, Bogotá teléfono 601 5318600, o radicarla en la siguiente dirección que correspondiente a nuestra oficina:

Oficina Dirección Bogotá Calle 8 No 79-87 piso 3

Procedimiento de Consulta, Rectificación y Reclamos

• Consulta: Las consultas y solicitudes de los Titulares serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el Titular será informado de dicha situación en la dirección de notificación que haya incluido en la respectiva consulta, y el término de respuesta se podrá extender hasta por cinco (5) días hábiles adicionales. La respuesta a las consultas o reclamos que los Titulares presenten podrán ser entregadas por cualquier medio físico o electrónico.
• Rectificaciones y Reclamos: Cuando el Titular de la Información considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando adviertan un presunto incumplimiento por parte de COSMONOVA de sus deberes en materia de Protección de Datos Personales contenidos en la legislación aplicable y en la presente Política de Privacidad, podrán presentar un reclamo de la siguiente manera:

1. a) Se deberá presentar solicitud escrita frente al requerimiento específico;
2. b) Si el reclamo resulta incompleto, COSMONOVA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que complete y subsanase su petición:
3. c) Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante haya dado respuesta, se entenderá desistida la pretensión.
4. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien si lo sea para que resuelva en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de tal hecho al solicitante.
5. c) Si el reclamo es recibido de manera completa o se ha completado posteriormente, deberá incluirse, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, una “leyenda” en la base de datos que indique “RECLAMO EN TRÁMITE”.
6. d) COSMONOVA resolverá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguientes de recibo del mismo. En caso de que no sea posible resolver la consulta dentro de este término, el Titular será informado de la demora, los motivos y la fecha de respuesta en la dirección de notificación que haya incluido en el respectivo reclamo. En todo caso, el término de respuesta no podrá superar de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La respuesta a los reclamos que los Titulares presenten podrán ser efectuadas por cualquier medio físico o electrónico.

DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 COSMONOVA procederá a publicar un aviso en su página web

oficial www.cosmonova.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de COSMONOVA .

Modificaciones de la Política de Privacidad: COSMONOVA se encuentra plenamente facultada para modificar la presente Política de Privacidad. Cualquier cambio será debidamente informado ya sea por medios electrónicos o físicos a los Titulares de la Información Personal. El otorgamiento de la autorización, cualquiera sea su medio, será entendido como manifestación expresa de la aceptación de la presente Política de Privacidad

Fecha De Entrada En Vigencia: La presente Política de Datos Personales fue creada el día 22 de junio de 2.018 y entra en vigencia a partir del día 22 de junio de 2018.

Todos los datos personales suministrados en este portal web estarán sujetos a la legislación colombiana.

Política de tratamiento de datos personales – Cosmonova SAS

OBJETIVO GENERAL

Establecer la Política de Tratamiento de Datos Personales de conformidad con la Ley 1581 de 2012 para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión, estableciendo lineamientos que garanticen la protección de la información entregada COSMONOVA COLOMBIA S A S dentro del desarrollo de sus actividades.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Establecer el RESPONSABLE del tratamiento de datos personales el interior de COSMONOVA COLOMBIA S A S, en su calidad de usuario y administrador de la información entregada por los clientes y colaboradores (empleados, contratistas, agentes de seguridad, personal de servicios generales entre otros), y de otras empresas internacionales parte del grupo COSMONOVA de quienes se ofertan bienes, las cuales se encuentran en países cuyas condiciones para realizar Transferencia Internacional de Datos esta mediada por la Circular Externa 005 de 2017.

Acoger la política marco para el tratamiento de los datos personales administrados por el COSMONOVA COLOMBIA S A S en cumplimiento de la normatividad que regula el ejercicio de esta actividad.

Establecer el procedimiento que determina los alcances y lineamientos generales para el tratamiento de los datos personales por parte de COMONOVA COLOMBIA S A S y divulgarlos a sus clientes y colaboradores.

Adoptar los procedimientos para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización de tratamiento de datos personales en los casos que la ley lo permita.

Implementar criterios claros que permitan clasificar la información caracterizada como datos personales.

ALCANCE

Nuestra política aplica para toda la información considerada como datos personales que se encuentra incluida dentro de las bases de datos administradas por COSMONOVA COLOMBIA S A S, quien actúa en calidad de RESPONSABLE de los datos personales recaudados.

OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio cumplimiento para todo los colaboradores de COMSMONOVA COLOMBIA S A S, así como los colaboradores del grupo económico COSMONOVA que presten sus servicios de manera directa o indirecta al responsable COSMONOVA COLOMBIA S A S.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

COSMONOVA COLOMBIA S A S, persona jurídica colombiana con domicilio en la ciudad de Bogotá, identificada con el Nit. 900.520.657-4, con domicilio administrativo catastral en la Calle 8 # 79 – 87 Piso 3 de la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia, con teléfono +57 (601) 5318600 y página www.cosmonovalatam.com

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento de datos comprende la recolección, almacenamiento y uso que adopta COSMONOVA COLOMBIA S A S, se rige por los siguientes postulados:

Para los fines administrativos propios de COSMONOVA COLOMBIA S A S.

Caracterizar empleados, contratistas, colaboradores, clientes y grupos de interés para adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio a cada uno de los grupos objetivo.

Dar tratamiento a los datos personales en función de requer imientos acerca de l a recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o consultas, requerimientos, peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias que requieran nuestros clientes y/o colaboradores.

Alimentar los Sistemas de Información de la organización.

Recopilar información de clientes a eventos promocionales.

Adelantar encuestas de satisfacción con los clientes.

Enviar mensajes con contenidos comercial, promocional, campañas de marketing, encuestas de satisfacción y percepción de servicio, a través de correo electrónico, mensajes de texto y/o aplicaciones de chat como Google Hangouts, WhatsApp, Tango, Viber, Skype, Fring, Telegram, Line, del teléfono móvil.

Recopilar información de clientes para eventos promocionales.

Participar en eventos organizados, capacitaciones, cursos, seminarios organizados por el grupo COSMONOVA o sus casas de distribución.

10.Uso de datos biométricos y toma de imágenes, registros de voz, gráficos o similares captados por las cámaras de seguridad instaladas en las tiendas y oficinas tienen como finalidad afianzar la seguridad de los bienes y/o personas que ingresan a las instalaciones de la organización (tiendas u oficinas).

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

El tratamiento que realizará el grupo COSMONOVA, con la información personal se enmarca bajo los siguientes lineamientos:

Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular y cuyo uso indebido puede generar discriminación como consecuencia de su ideología política, religiosas, filosófica, datos relativos a la salud, a sus preferencias sexuales y en general los datos biométricos, ente otros, la recolección, almacenamiento, uso, circulación para:

Seguridad social de los hijos de los colaboradores

Archivo físico o digital de Incapacidades médicas

Aplicar el perfil sociodemográfico2 exigido como requisito de la Resolución 2646 de 2008, del Decreto 1072 de 2015 y de la Resolución 0312 de 20193.

Imágenes en el sistema de videovigilancia

Para el desarrollo del objeto social y la prestación de servicios, es posible que se requiera realizar tratamiento a datos personales Sensibles diferentes a los exigidos en el SGSST; de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, se tratarán datos personales sensibles cuando estén explícitamente autorizados.

Al dar su autorización, estará aceptando que estos datos sensibles sean tratados para las finalidades descritas en este documentos por parte de grupo COSMONOVA bajo la responsabilidad de COSMONOVA COLOMBIA S A S.

COSMONOVA COLOMBIA S A S, garantiza las medidas necesarias para la protección de la seguridad y confidencialidad de su información.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los derechos como titular de sus datos personales son los previstos en la Constitución y en la Ley 1581 de 2012; en el marco de esta normatividad el titular podrá:

Acceder a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.

Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes a no ser que sean necesarios para cumplir con las cargas parafiscales o administrativas a cargo del grupo COSMONOVA.

ATENCIÓN A CONSULTAS, PETICIONES Y REQUERIMIENTOS

La Gerencia, es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos, para ello puede utilizar los canales que la organización ha dispuesto para recibir y atender las consultas, peticiones y/o reclamos.

Correo electrónico:

Dirección física:

Página web:

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

COSMONOVA COLOMBIA S A S, solicita a los interesados en solicitar modificación en el estado del manejo de sus datos personales atender las siguientes recomendaciones al momento de interponer sus peticiones:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

Nombre completo y apellidos y número de identificación

Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),

Medios para recibir respuesta a su solicitud,

Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, COSMONOVA COLOMBIA S A S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Período de permanencia de los datos personales en la base de datos. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación del responsable con el Titular de la información. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 30 de octubre de 2022.

ACEPTO:

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